「紙の社内報を提供しているが、効率的に多くの従業員に届けられる手法を模索している」「社内報印刷にかかるコストを減らしたい」「環境面への配慮で、社内報の印刷を問題視している」」という企業担当者の方も少なくないはずです。その対策の一つとして、Web 社内報があります。Web 社内報を検討するにあたり、具体的になにからはじめればいいのかという疑問をお持ちかもしれません。
本記事では、Web 社内報の概要や紙と比較したときのメリット、具体的な作成方法などを解説します。
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社内報とは従業員に向けて情報発信を行うための内部広報誌のことをいいます。社内報には現在の社員紹介、新商材の情報や関連知識や、経営状況など、さまざまなことを掲載する役割があります。
これまで紙媒体で配布されることが多かった社内報ですが、Web 上で社内報を提供する Web 社内報が注目されています。
Web 社内報が注目されるようになった背景を4つ解説します。
Web 社内報にすることで、使用する紙資源を削減できるというメリットがあります。昨今、 ESG 経営の観点から環境に対する「ペーパーレス化」への配慮が求められており、、その一環として Web 社内報を導入する企業が増えています。企業の社会的責任を果たすという意味合いでも、社内報の Web 化は活用されています。
スマホやタブレットなど、デジタルデータを簡単に利用できるデバイスが普及した結果、社内報も Web 化した方が閲覧しやすいと考えられるようになりました。紙の社内報は印刷代や配布するためのコストがかかってしまいますが、Web 社内報だとオンラインで一斉に発信できるため、コスト削減にもつながります。
コロナ禍の影響によって、リモートワークや在宅勤務など出社しない働き方が増えてきており、紙の社内報を配る機会が減りつつあります。Web 社内報であれば、時間、場所を問わずにアクセス可能です。全ての従業員に平等に情報を届けられる点で現在の働き方にマッチした方法だといえるでしょう。
近年では、社内エンゲージメントを高めるために、会社からの一方的な情報提供だけでなく、従業員からのコミュニケーションも積極的に行う「双方向コミュニケーション」が重要視されています。
双方向のコミュニケーションを活性化させる手段としても、Web 社内報は利用できます。例えば Web 社内報であればオンライン上で記事に対してコメントをしたり、リアクションを残すことができます。他の社員が書いた記事への感想やコメントが見れることで、記事の内容自体はもちろん、他社員への理解も深まるでしょう。リモート環境で自然なコミュニケーションが減っている中、会社からの発信に反応ができる Web 社内報は、一つの双方向コミュニケーションのきっかけとなります。
ここでは、Web 社内報を導入する3つのメリットについて解説します。
Web 社内報の最も大きなメリットは、最新情報をすぐに配信できる点です。紙媒体の場合、内容を決めてから印刷、実際に配布するまでのタイムラグが発生するため、情報が古くなることもしばしばありました。
ところが、Web 社内報であれば、鮮度の高い情報をスピーディーに提供できるため、より社内の空気を反映させやすいメリットがあります。
紙媒体だと発行した後の修正は行えませんが、Web 社内報であれば、配信した後からでも簡単に内容の修正や追記が行えます。たとえば、急遽変更になった情報や、追加で知らせたい内容などがあったとしても、すぐに修正を行うことが可能です。
また、従業員の要望に応じて動画や画像を追加してコンテンツをわかりやすくするなど、より充実した内容へ改善することも検討できます。
Web 社内報を活用すれば、実際にどれくらいの人が社内報を見ているのかをデータで確認できます。また、コンテンツごとの閲覧数も確認できるため、従業員の興味や関心を分析し、どのようなコンテンツを提供すれば多くの人に見てもらえるかがわかります。
メリットが大きい Web 社内報ですが、一方で2つのデメリットも存在します。それぞれ解説していきます。
Web 社内報は、情報流出や漏洩防止でアクセス制限などを設ける場合が多いので社内の人しか見られないようなケースが多いです。そのため、社員の家族など外部の人に見せにくい点がデメリットになります。
また、Web 社内報を見るためには、PC やスマホといった閲覧のための機器が必要です。企業や業種によっては PC などデジタルデバイスを持たない環境で働く社員に、どうやって情報を伝えるかということも課題になります。
紙媒体と違い、ページ全体を見渡したり、パラパラとめくって偶然目についた記事から読む、といった読み方は WEB 上では難しくなります。一般的に、Web 社内報だと、スクロールや目次をクリックして読み進めるのが多いため、紙媒体より流し読みや飛ばし読みをされやすい傾向があります。
動画を埋め込むなど、Web 社内報は紙媒体の頃よりも自由度が高くなります。その一方で、社内報を発行する担当者の負担が増える可能性がある点に注意が必要です。
更新頻度が多いほど従業員の負担も増加し、自由度が高い分コンテンツ制作に時間をかけすぎてしまうこともあるので、明確なルール作りが求められます。Web 社内報専用システムを利用する場合は、システム導入するまでに Web に関する専門知識が必要になることもあります。
ここまでは Web 社内報のメリットを紹介しましたが、併せて紙の社内報のメリットも2つ見ていきます。
Web 社内報は PC やスマホ・タブレットがないと閲覧できません。しかし、紙の場合には誰でも内容を確認できるメリットがあります。紙媒体の場合はデバイスに加えてアクセス制限がないこともメリットです。紙の場合は、社内で全員に手渡しで伝えることや、掲示板に貼りだすことで、より読んでもらいやすくなります。
PC やスマホ・タブレットの業務端末を持たない従業員が多い場合、紙の社内報を利用した方がメリットを感じやすいでしょう。
Web 社内報の場合、プログラミングの知識不足や社内のエンジニアのリソースを割くことが難しい場合は、できることが限られます。一方で、紙の社内報は、デザインやレイアウトにこだわって作成しやすいという特徴があります。
たとえば、「ニトリ」ではおしゃれな紙社内報を作成して注目を集めているため、社内報としての効果を発揮するだけでなく社外への PR 材料になることもあるでしょう。紙でも、Web の社内報でも一長一短あるので、デザインの専門担当者は必要になります。
紙の広報誌はメリットがある一方で、3つのデメリットも存在します。それぞれのデメリットについて詳しく解説します。
紙の社内報は、印刷代や郵送費、外注を利用する場合にはデザイン料などのコストがかかります。また、従業員の数だけ枚数が必要になるため、大企業ほどコストの負担が大きくなっていきます。紙資源を利用してしまうため、環境への配慮を考えると高頻度の印刷も難しいでしょう。
紙の社内報は一方的な情報提供になりやすいです。そのため、読み手がどのように感じたのかを把握しづらく、どのような評価を受けているかが明確になりません。つまり、仮に読み手が社内報を面白いと感じていても、具体的な反応やコメント等の情報が上がってこないため手応えを得づらいケースも存在します。
作成した社内報は社外秘のデータも含むため、きちんと管理する必要があります。一方で、管理にスペースやコストがかかり、それに見合った効果を得られるかわからないという問題点も生じるでしょう。
また、Web 社内報であれば、これまで発行したデータを活用し、会社情報や採用資料などの別の資料にも転用しやすいですが、紙の場合には再編集して活用するには大きな手間が発生します。Web 社内報と異なり、資料の検索性が悪い点もデメリットとなっています。
Web 社内報は以下で紹介する3つの流れを踏まえて作成しましょう。それぞれ詳しく解説していきます。
最初に Web 社内報全体において掲載するテーマと目的を決めます。社内報で何を発信するか定義しましょう。いきなり個別記事で、伝えたい情報や文章を作成すると、まとまりのない内容になってしまうためです。目的に沿って、内容を拡充することが社内報作成の基本となります。
従業員に好評・重要なコンテンツ（コラム、インタビュー、お役立ち情報）などを把握し、その内容を中心に取り入れましょう。既存のコンテンツばかりでは飽きがくるため、定期的に新企画を導入して読み手の反応をチェックすることが大切です。
Web 社内報であれば具体的な閲覧データを計測できるため、コンテンツの人気を把握しやすい点は特徴となっています。
同じ商品、サービスを扱っていても、地域や支店によって、背景や前提が大きく異なることがあります。コンテンツを作成する際には、どの部署、地域の人が読んでもわかるように内容を工夫しましょう。場合によっては、補足説明を入れてもよいでしょう。
Web 社内報なら画像や動画の導入が簡単に行えます。そのため、積極的に利用するのがおすすめです。また、文章だけでは伝わらないことも、動画でならわかりやすく説明できるケースもあるでしょう。もちろん、動画制作には時間がかかりますが、Web 社内報用の動画撮影を行ないながら、コンテンツを充実させることも社内報を盛り上げるポイントです。
日本語のみで作成された Web 社内報の場合、母国語が日本語ではない外国人従業員が内容を理解することは難しいかもしれません。読めない社内報がリリースされれば、情報格差が生まれて仕事のモチベーションが低下することもあるでしょう。
そのため、外国人従業員を雇用している、もしくはこれから社内のグローバル化や海外拠点の外国人従業員との情報共有を行うなら、Web 社内報の翻訳および多言語化がおすすめです。
約8,500名の従業員を抱える株式会社ノーリツでは、モチベーション向上のために社内報の作成を行いました。しかし、海外を含めた従業員に対して効果的に普及できないという問題を抱えていました。
そこで、海外を含めて全事業所の従業員の活動をリアルタイムに共有し、社員のモチベーションを高めて、社内の連携を図るために Web 社内報を立ち上げ、多言語化を行いました。
多言語で Web 社内報を展開語、海外の現地法人の方が日本に来た際に、Web 社内報の内容が会話のきっかけになり、そこからコミュニケーションが広がることもあったそうです。
事例詳細に関しては「社内報を多言語化することで海外連携を図る」の記事をご覧ください。
本記事では、Web 社内報の概要や紙と比較したときのメリット、具体的な作成方法などを解説しました。Web 社内報を活用することで、紙の社内報よりも効率よく管理・修正が可能になります。本記事の内容も参考に、Web 社内報の導入を検討してみてはいかがでしょうか。