年末調整サービス特有のシステム課題を解消し、多言語対応を実現

『業務改善を目的とした経営戦略を提供する人事パートナー』として、管理部門の業務に関するBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）サービスを提供するエコミック。今回、給与担当者が年末調整で時間がかかる作業を簡単に処理できるサービス『簡単年調』を WOVN.io で多言語化しました。ユーザーからの多言語対応のニーズに答えるべく、年末調整サービスならではの多言語対応に向けたシステム課題を WOVN.io 導入で解消し、ユーザーのさらなる利便性向上を実現できたというお話をお伺いしました。

＜目次＞

• 「写真を撮って送るだけ ！」、大手製造業への豊富な導入実績をもつ『簡単年調』
• お客様からの多言語化ニーズ、サービスの拡販戦略としても“多言語対応は必須”
• 年末調整サービス特有のシステム課題、多言語対応への高いハードルを超える必要があった
• 決め手は、たった一行のスクリプトを挿入するだけで多言語対応を実現できる“手軽さ”
• 年末調整業務における、人事担当者の外国人従業員対応にかかる工数はゼロに

「写真を撮って送るだけ ！」、大手製造業への豊富な導入実績をもつ『簡単年調』

弊社が提供するクラウド型年末調整アウトソーシングサービス『簡単年調』は、従業員がスマートフォンで年末調整の申告に必要な証明書を「写真を撮って送るだけ ！」。撮った写真をクラウド上にアップロードするだけで年末調整作業が完了するというように、誰でも簡単にたった3ステップで年末調整の手続きを行うことができます。年末調整は、どの企業にいる人事担当者にとっても一大イベントなんですよね。その瞬間的なスポット業務を少しでも減らすために生まれたサービスです。

現在は、従業員規模1,000名を超える大手企業から中小企業まで、幅広い企業様にご導入いただいています。業界でみますと、製造業への導入実績が多いですね。国内向けを想定して構築したサービスですが、中には外国人従業員を抱えていたり、海外に事業を展開している企業様にご利用いただいているケースもあります。

お客様からの多言語化ニーズ、サービスの拡販戦略としても“多言語対応は必須”

サービスの多言語対応を検討しはじめたのは、年々ユーザー社数が増えていく中で、お客様から多言語対応のご要望を受ける機会が増えてきたことがきっかけでした。先ほども話したように、多くご導入いただいている製造業では外国人労働者が在籍していたり、海外からの技能実習生を受け入れたりしている企業様が多いことも関係していると思いますね。

そして我々としても、「簡単年調」の多言語対応はさらなる拡販戦略のために必須と判断しました。というのも、「簡単年調」の導入を検討していただいている最中の企業様からも、“絶対条件ではないが、サービスが多言語対応されていた方がいい”という意見をいただくことがあったからです。

年末調整サービス特有のシステム課題、多言語対応への高いハードルを超える必要があった

とはいえ、「簡単年調」はもともと国内向けのサービスとして作られたため、多言語対応を想定したシステム構築ではありませんでした。

そうなると、既存システムとは別に多言語対応用のシステムを構築しなければなりません。ですが、スクラッチ開発でシステム構築をするにはコストと時間が膨大にかかりますし、テキストの翻訳作業や実装後の翻訳・デザインチェックはどうするのか、と課題が沢山でてきたので、お客様のニーズに答えたいと思いながらも、正直腰が重いといった状況でした。

年末調整サービスならではの悩みもあります。税制改正等に伴い年末調整関係書類や各項目に修正が入るので、毎年システムを改修する必要があります。なので、一度作り込んだ多言語システムを構築して終わりというわけにはいきません。そういった点にも迅速、柔軟に対応でき、かつ既存のサービスに後付けできる多言語対応サービスを探していたところ WOVN.io を知りました。

決め手は、たった一行のスクリプトを挿入するだけで多言語対応を実現できる“手軽さ”

決め手はやっぱり“導入の手軽さ”ですね。実際に導入をしてみて、HTML に一行のスクリプトを挿入するだけで導入作業が完了するというのは大変驚きました。懸念していたシステム改修時の多言語対応ですが、こちらが特になにもしなくても、更新があった部分を WOVN が自動で検知し自動翻訳されるのであっという間でした。もし WOVN を導入していなかったら、システム改修に伴う多言語対応は100倍くらいの工数がかかっていたと思います。

翻訳作業についてもスムーズに行うことができました。固有名詞や年末調整で使用される特有の用語も、あらかじめ用語集機能で登録しておけば、誤訳を未然に防ぐことができます。さらにライブエディター機能を用いることで、実際の画面を見ながら部分的な翻訳修正を行えて、言語ごとの対訳文字数の違い（文字長が長くなる等）によるレイアウト崩れも簡単に修正できました。

今回は英語・中国語（繁体字）・ベトナム語の3言語展開を実施しました。毎年、年末調整作業の完了後にユーザーアンケートを行っているのですが、多言語対応の要望の中で特に求められていたのがこの3言語だったからです。

年末調整業務における、人事担当者の外国人従業員対応にかかる工数はゼロに

私達は毎年、年末調整業務が終わったあとにユーザーとサービスの振り返りをする場を設けています。その中で人事担当者の方から“これまでは、外国人従業員向けに年末調整作業に関する英語マニュアルを作成するなど、事前に準備するものがあったけれど、「簡単年調」の多言語対応後は、なにもしなくても日本人従業員同様に作業していただけるようになったので、外国人従業員対応にかかる工数はゼロになった。”という好評価のお声をいただくことができました。営業としても、多言語対応していることは他社サービスとの差別化につながる強みだと考えています。

今後はユーザーのご要望があれば、対応言語数を拡張する可能性もあると思いますが、まずは多言語対応された「簡単年調」をより多くのユーザーに沢山ご利用いただいて、サービス本来の目的である年末調整業務にかかる手間を削減できるようサポートしていけたらと考えています。

（取材日：2023年3月）

■WOVN.io を導入いただいた Web サイト
「簡単年調」ログイン後ユーザー画面
URL：https://ecomic.jp/service/yearend 
（サービス紹介ページ ※実際の多言語対応画面ではありません）

※外部サイトへ移動します