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奥原 雅也
社内報を活用することで、全従業員に経営方針や社内の最新情報を発信できます。在留外国人を雇用したり海外に拠点を持つ企業では、全従業員に社内の情報を届けるために社内報も外国人従業員向けのものを作る必要があります。しかし、実際にどんな社内報が外国人従業員に必要なのか、どうやって作成すべきなのかとわからないことが多いのではないでしょうか。
本記事では社内報のグローバル化および多言語化の方法やメリットに加えて、注意点を解説します。
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社内報とは
一般的に社内報では、企業の経営方針やビジョン、それぞれの事業部が取り組んでいるプロジェクトの内容や実績、社内イベントの内容などを伝えます。社内報を活用することで、情報共有を円滑にし、コミュニケーションを促したり、実績などを掲載することによって社員のモチベーションをアップさせたりするなどの効果が期待できます。
社内報は紙媒体で発行することが一般的でしたが、コロナ禍以降にリモートワークが増えたこともあり、Web サイトやアプリを活用した社内報を発行する企業や、企業や従業員をつなぐ重要な手段として社内報に再注目する企業が増えています。
社内報の目的
社内報の目的には以下のようなものがあります。
経営方針やビジョンの共有
1つ目は、経営方針やビジョンの共有です。
経営方針は、市況によって変化する可能性があることや、その場では理解していても時間の経過と共に従業員のビジョンへの認識が曖昧になることも懸念されます。
定期的に経営陣からメッセージを伝えることで、従業員に経営方針やビジョンを理解してもらい、日常の業務に落とし込むことができるでしょう。経営陣から、自社の現状や将来展望について語ってもらう記事は、社内報に必須のコンテンツです。
社内情報の共有
2つ目は、社内情報の共有です。
業務が多忙だと、自分の作業に精一杯で社内の動きが把握できない場合があります。また、リモートワークなどで勤務場所が異なるケースもあるでしょう。海外拠点や海外で展開している事業がある場合、社内報で状況を伝えることも可能です。社内報を活用することで、従業員が好きなタイミングで社内の情報を得られます。
新商材の情報や関連知識、それぞれの事業部が取り組んでいるプロジェクトの内容を共有することで、自社の状況の理解に繋がり、他事業部の情報を横展開し業務改善にも繋がります。自社の情報だけでなく、競合情報などのナレッジ共有も、従業員にとっては学習資材として有益です。
従業員のやりがいやモチベーションの向上
3つ目は、従業員のやりがいやモチベーションの向上です。大きな成果を出した従業員や新入社員などのインタビューを掲載することで、従業員のモチベーションの向上に繋がります。皆が読む社内報に大きく掲載されることでやる気が出ますし、従業員間のコミュニケーションのきっかけにもなるでしょう。
役職者やリーダーなど一部の従業員ばかりが登場しないように、部署やプロジェクト、国・地域を順番にローテーションして、インタビューを行うのも良いでしょう。
社内報はグローバル化すべき？
近年は企業のグローバル化が進み、外国人従業員を雇ったり、海外に拠点を持ったりすることも増えています。そういった企業のグローバル化に合わせて、外国人従業員向けのコンテンツ作成や、社内報を多言語化して発信することも検討しましょう。
企業の理念や経営方針の啓発にとどまらず、企画次第で従業員同士の連帯感や仕事に対するモチベーションを高められる社内報は、単一文化圏で仕事をしている国内企業よりも多様な価値観を持つ従業員を抱えるグローバル企業でこそ、その真価を発揮すると言えるでしょう。
社内報をグローバル化・多言語化するメリット
社内報をグローバル化・多言語化することには、さまざまなメリットがあります。以下からは、社内報のグローバル化・多言語化の主なメリットを解説します。
グローバルレベルでの文化醸成
トップダウンな企業文化の発信だけでなく、各拠点の情報を集めてグローバルな企業文化を醸成できることが、社内報のグローバル化のメリットです。各国に拠点を展開していくと、当然多様な文化を持った従業員を採用することになります。社内報で、経営方針やビジョンを伝えることで、統一した企業文化を醸成していくことは大切なポイントです。
統一した企業文化の発信と同じように、どんな人が働いているのか、各拠点はどんなことをしているのかを伝えて、グローバルな企業文化を醸成していくことも重要になってきます。経営層からの発信だけなく、各拠点の情報を社内報に掲載し全拠点に展開することで、グローバルに働く従業員の顔を知り、一体感を持った企業文化の醸成につながっていくでしょう。
他拠点の従業員とコミュニケーション、連携を取るきっかけになる
グローバルに拠点を持っている企業では、拠点間でコミュニケーションを取る従業員が限られており、他拠点とコミュニケーションを取る機会が少ない従業員が多いのではないでしょうか。
社内報で各拠点の情報を取り上げることによって、会話のきっかけになったり、普段コミュニケーションを取らない拠点の人が、どのように働いているかも把握できるようになります。社内報をきっかけとして社内の風通しを良くし、働きやすい職場環境の構築につながるでしょう。
グローバルな業務事例や成果を共有できる
社内報をグローバル化することで、日本拠点では何が起きているのか、はたまた海外拠点では何が起きているのかを、お互いの拠点の全従業員が知ることができます。
各拠点の業務事例だけではなく、各国独特のトレンドを共有することで、各拠点のみでの情報・限られたメンバー間のコミュニケーションだけでは生まれなかったような、新たな視点でのプロジェクト・業務改善も生まれるかもしれません。
社内報をグローバル化・多言語化する方法
社内報を実際にグローバル化・多言語化するには、以下の方法・流れを参考に詳細を理解することがポイントです。
社内報をグローバル化・多言語化する目的を決める
社内報をグローバル化・多言語化するには、まず自社におけるグローバル化・多言語化の目的を決めます。どのような従業員に社内報を読んでもらいたいのか、なにを伝えたいのかといった点を明確にしましょう。
決定した目的に合わせて記載する情報を選定し、社内報のイメージを形作ります。大まかなデザイン、レイアウト、ボリュームなどを決めることで、より具体的にグローバル化・多言語化した社内報を想定できます。
社内報をグローバル化・多言語化する方法を決める
社内報をグローバル化・多言語化する方法には、いくつかの種類があります。たとえば「日本語の社内報を翻訳する方法」「ひとつの社内報に日本語と英語の両方を記載する方法」「日本語の社内報とは別にグローバル版の社内報を作成する方法」などが、グローバル化・多言語化の手法として考えられるでしょう。
それぞれコスト面や情報の鮮度の面で違いがあるため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。社内報のグローバル化・多言語化において何を重視するのかを決めて、それを軸に採用する方法を選択しましょう。
社内報を翻訳する方法を選ぶ
社内報をグローバル化・多言語化する際には、原稿を翻訳する方法も選ばなければなりません。翻訳方法にも複数の種類があり、たとえば「機械翻訳を使う」「翻訳会社や個人翻訳家に依頼する」「社内で翻訳のできる人材に担当してもらう」といったやり方が考えられます。
社内報のグローバル化・多言語化を目指す場合は、社内報のグローバル化・多言語化が可能な外部の専門サービスを導入するのも手です。。翻訳や多言語化に特化したサービスを使うことで、社内報の内容をスムーズに外国人従業員向けにアレンジできます。一方、社内用語の翻訳に加え、セキュリティ面、スピード面での配慮も求められることが多いため、コンテンツに応じて、社内リソースを活用するなどを検討するとよいでしょう。
外国人従業員に向けた社内報を作るポイント
外国人従業員に向けた社内報を作成する際には、いくつかのポイントがあります。以下では、外国人従業員向けの社内報作りにおいて知っておくべきポイントを解説します。
外国人従業員にもわかる情報を記載する
社内報を外国人従業員に読んでもらうためには、外国人から見てもわかりやすい・理解しやすい情報を記載するのがポイントです。日本だけではなく、海外発のコンテンツもバランスよく記載するとともに、初めて読む人にもわかりやすいよう背景や前提も合わせて伝えるようにするととよいでしょう。
記載されている情報が分からないものばかりだと、外国人従業員は読む意欲をなくしたり、疎外感を感じたりする可能性があるので注意が必要です。
翻訳しやすい文章で元の記事を作成する
社内報を外国人従業員向けにグローバル化・多言語化する場合には、あらかじめ翻訳しやすい文章で原文の記事を作成するのも重要です。たとえば、略語を使わずに正式名称で記載したり、日本語から英語へ翻訳する際には、文字数が増えることを考慮してレイアウトの変更を行います。
日本語の社内報とは別に、グローバル化・多言語化しやすい専用の原稿を作成することも考えられます。翻訳における配慮を行うことが、社内報を外国人従業員向けに作成するポイントです。
社内報をグローバル化・多言語化する際の注意点
社内報をグローバル化・多言語化する際には、いくつかの注意点もあります。間違った方法を取らないように、以下で注意点も確認しておきましょう。
正確な翻訳や多言語化に加えてスピードが重要
社内報を外国人従業員向けに作成する際には、正確な翻訳を心がけましょう。翻訳した文章のなかに、その言語を使う人たちにとってふさわしくない表現や、分かりづらい文章がないか専門家やネイティブにチェックしてもらうことがポイントです。
また、日本国内向けの社内報とグローバルな社内報を全従業員に同時に公開できるように、正確な翻訳や多言語化に加えて、作成までのスピードを重視しましょう。
社内報の作成に必要なコストを把握しておく
社内報の作成およびグローバル化・多言語化には、コストがかかります。事前にどの程度までコストを許容できるか、社内で話し合っておく必要があるでしょう。
翻訳方法や社内報のボリュームなどによっても必要コストは変わるため、予算に合わせて調整していくこともポイントです。
社内報を外国人従業員向けに作成するための体制が必要
社内報のグローバル化・多言語化を継続するためには、社内に専用の体制が必要です。しかし、専門の部署を立ち上げるにはコストがかかり、そこまでリソースをかけるメリットを見出せないことも多いでしょう。
Web 社内報の場合、Web 社内報サービスを活用することで、工数を削減し全拠点に社内報を届ける環境が構築できます。さらに、Web 社内報に Web サイト多言語化ソリューションを導入することで、多言語化をスムーズに行うことができます。
社内報をグローバル化・多言語化した事例
ここまで、社内報をグローバル化・多言語化する際のポイントなどをみてきましたが、実際の企業の例もみてみましょう。
株式会社 ノーリツ
「お風呂は人を幸せにする」という創業の原点のもと、給湯機器や厨房機器などを製造しているノーリツ。国内では40%のシェア率を誇っており、中国、北米、オーストラリアなどへ海外進出もし、今や世界中の人々の生活に欠かせない存在となっています。
紙社内報では経営方針や戦略の内容を伝える一方、Web 社内報は紙の社内報より親しみやすく、かみ砕いた内容を発信しています。Web 社内報では、海外を含めて全事業所の従業員の活動をリアルタイムに共有し、社員のモチベーションを高めて、社内の連携を図るために多言語化を行っています。事例詳細は「ノーリツのすべての従業員が一つの方向を向くために」をご覧ください。
まとめ
社内報は、企業に関する情報源であると同時に、企業と従業員を結びつけるきっかけになる要素です。外国人従業員が増えている企業や、今後海外展開を予定している企業は、この機会に社内報を見直してグローバル化・多言語化を行うことも検討してみましょう。
