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佐藤菜摘
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基幹システムとは、企業経営に直結する業務を一元管理するシステム
基幹システムとは、企業経営の主要な業務を支えているシステムの総称です。基幹システムの機能は、企業によって必要なものが異なりますが、「生産管理システム」「販売管理システム」「在庫管理システム」「財務会計システム」「人事給与システム」などが該当します。
もし基幹システムが止まってしまったら、企業の主要な業務が停止し、企業活動そのものが停止してしまう危険性もある、非常に重要なシステムです。
業務システムとの違い
基幹システムと業務システムの違いは、企業運営の根幹に関わるシステムかどうかにあります。
業務システムとは、広義では、社内のさまざまな業務を遂行するために利用されるシステムの総称として使われ、基幹システムも業務システムの一部とされることがあります。また、この広義の業務システムのうち、企業経営の根幹である業務を管理するシステムが基幹システム、それ以外のものが、狭義の業務システムです。単に業務システムといえば、この狭義の意味であることがほとんどです。
基幹システムが停止すると企業活動全体が止まりますが、業務システムが停止しても、その影響は関連のある業務だけに限られる点が異なります。
情報システムとの違い
情報システムとは、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化、バックオフィスの業務効率化などに利用されるシステムのことです。例えば、スケジュール管理ツールや社内 SNS、グループウェア、ナレッジマネジメントシステムなどが情報システムに該当します。
基幹システムとの違いは、業務システムとの違いと同じく、企業経営の根幹に関わるシステムかどうかです。基幹システムが停止すると企業活動全体が止まる危険性がありますが、情報システムが停止しても、基幹システムの停止ほどの影響はありません。
ERP との違い
ERP （Enterprise Resources Planning）は、日本語では「企業資源計画」といい、企業がもつ資源「ヒト・モノ・カネ・情報」をひとつのシステムで一元管理して有効活用しようとする考え方、またはそのためのシステムを指します。部門ごとに行われていたデータ処理を統合的に管理し、それぞれのデータを効率よく運用していくためのシステムのことです。
基幹システムと ERP の違いは、管理する業務の範囲です。基幹システムが人事や会計といった基幹業務を個別に管理するシステムであるのに対し、ERP は、複数の基幹システムと情報システムを、ひとつのパッケージに統合して一元管理します。
基幹システムの機能
基幹システムには、経営の根幹に関わる複数の機能があります。基幹システムの代表的な機能は以下のとおりです。
販売管理システム
販売管理システムは、受注から納品、請求までの過程における商品・サービスやお金の流れを管理するシステムです。主な機能は、見積書や請求書の作成、売上の集計、入金処理などになります。販売管理システムを導入すると、販売状況の分析や売上予測も可能です。単独では使わず、後述する在庫管理システムなどと連携させて使用します。
購買管理システム
購買管理システムは、発注から納品管理、請求書の処理まで、調達に関わる業務を効率化するシステムです。主な機能は、取引価格の管理、注文書の作成、検収・支払いの管理などで、調達コストの削減やサプライチェーンの最適化に役立ちます。主に、卸売業・製造業で使用されます。
在庫管理システム
在庫管理システムは、製品や原材料、部品、製造途中の半製品などの在庫を管理するものです。主な機能は、在庫検索、在庫調整、棚卸などで、コスト削減、キャッシュフロー改善などにつながります。主に、小売業や卸売業・製造業などで使用されます。
仕入管理システム
仕入管理システムは、商品や材料などの仕入情報の自動分類を行い、最適に管理するためのシステムです。在庫情報をリアルタイムで監視でき、過剰在庫や品切れを避けるのに役立ちます。また、在庫の最適化や、迅速な対応による顧客満足度の上昇につながります。
生産管理システム
生産管理システムは、製品の生産フローにおけるコストや納期、品質などを管理することで、製造プロセスの最適化に役立つシステムです。主な機能は、生産計画の策定、出荷管理、原価管理などです。生産管理システムを活用すると、製品の品質向上や生産コストの削減、納期の短縮などが可能になります。
会計管理システム
会計管理システムは、売掛金・買掛金や総勘定元帳の管理、財務諸表の作成などを含む、入出金や財務状況の管理などを行うシステムです。生産管理システムや販売管理システムなどと連動させて使用します。
人事給与システム
人事給与システムは、人事管理と給与計算業務を効率化できるシステムです。主な機能は、自動給与計算や従業員情報の管理、勤怠管理、労働契約の管理、人事評価の記録などになります。
基幹システムを導入するメリット
基幹システムの導入が企業にもたらすメリットは、大きく3つにまとめられます。詳しく見ていきましょう。
業務の効率化が図れる
基幹システムを導入すれば、業務の効率化が図れます。在庫管理や給与管理といった経営に関わる業務を一元管理することで、基幹業務のスピードを向上できる他、ヒューマンエラーも防止できます。これにより、基幹業務に関わる人件費などのコストを削減できることも大きなメリットです。
属人化を防いで業務の質を担保できる
属人化を防いで業務の質を担保できることも、基幹システムを導入するメリットです。基幹システムを導入して作業手順を可視化すると、作業の方法や手順を標準化できるようになります。従業員全体で業務の対応や進め方を統一すれば、属人化の解消、一定のスピードと品質の維持も可能です。
経営情報が可視化され素早い意思決定につながる
基幹システムを導入すれば、売上や利益などが自動計算されてリアルタイムに更新・共有され、経営陣は迅速な意思決定ができるようになります。これは、事業環境の変化への迅速な対応が求められる中で、大きなメリットになるといえるでしょう。
基幹システムを導入するデメリット
基幹システムの導入には複数のメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。主なデメリットは以下のとおりです。
導入費用や運用管理のコストがかかる
基幹システムを導入すると、導入時や以後の運用管理に相応のコストがかかります。そのため、導入によってどれくらいのコスト削減や人件費の削減が期待できるのかを考え、費用対効果を検討することが大切です。また、基幹システムの維持にはシステムメンテナンス費の他、従業員に周知・教育するためのトレーニングコストもかかるので、こちらも忘れず計算に加えましょう。
システムが停止したときの対応が必要となる
システムが停止したときの対応が必要となることも、基幹システムを導入するデメリットです。基幹システムは企業経営の根幹に関わるシステムであるだけに、システムトラブルが発生すると、業務に大きな支障が生じます。エンジニアを増員する、システム監視体制を見直すなど、万が一の際に深刻な影響を防ぐための危機管理体制の整備が必須です。
基幹システムを選ぶ際のポイント
基幹システムは、企業全体に影響を及ぼすため、慎重に選ぶ必要があります。基幹システムを選ぶ際の主なポイントは以下のとおりです。
必要な機能があるか
必要な機能があるかどうかは、基幹システムを選ぶ際の重要なポイントです。基幹システムを選ぶ際には、現状の業務課題や導入目的を洗い出し、どのような機能が必要かをリストアップしてください。リストを確認しながら、必要な機能がそろっているシステムを選びましょう。
操作性が高いか
基幹システムを選ぶ際には、操作性が高いかどうかも確認する必要があります。基幹システムは多くの人が使うものなので、操作のしやすさも非常に重要です。デモンストレーションや無料体験などを利用してしっかり検討し、操作しやすい UI を備えたシステムを選ぶことをおすすめします。
万全なセキュリティ体制があるか
基幹システムは、企業経営の根幹となるシステムであるため、セキュリティ対策は万全でなくてはなりません。ユーザー認証やアクセス制御などのセキュリティ対策があるか、クラウドサービスであれば、データの暗号化やクラウド基盤のセキュリティ対策が充実しているかは、必ず確認しておきたいところです。
導入後のサポートが充実しているか
導入後のサポートが充実しているかどうかも、基幹システムを選ぶ際には必ず確認してください。基幹システムの導入後は、使い方に対する疑問やトラブルの発生が予想されます。操作方法をレクチャーする指導サービスや、不明点を問い合わせる窓口などがあると安心です。
グローバル展開ができる機能はそろっているのか
基幹システムを導入する際は、グローバル展開を可能にする機能がそろっているかも確認が必要です。基幹システムは、多くの従業員が使うシステムであるだけに、障害の有無や年齢、利用環境にかかわらず誰もが情報やサービスを利用できるアクセシビリティの他、グローバル展開をしている場合は多言語化などにも配慮する必要があります。導入しようとするシステムがこれらの要素をクリアしているのかも、併せてチェックしておきましょう。
基幹システムの導入の流れ
基幹システムの導入は、一定の手順に沿って行う必要があります。基幹システムの導入の一般的な流れは以下のとおりです。
1. 目的を明確にする
基幹システムを導入する際は、まず自社の経営状況を踏まえて業務課題やその原因などを洗い出し、基幹システムの目的を整理して、優先順位を付けます。最初に目的を明確化することで、基幹システムにどのような機能が必要となるかがわかります。
2. システムを選定する
基幹システム導入の目的、必要となる機能を明確にしたら、導入する基幹システムを選定します。システムの操作性、初期費用とランニングコスト、導入スケジュール、導入時や運用面でのサポート体制などを比較した上で、自社に適したシステムを選びましょう。
3. 要件定義を行う
導入する基幹システムが決まったら、自社に合わせてカスタマイズするための要件定義を行います。
クラウド型の場合、すでにパッケージが決まっていることがほとんどであり、カスタマイズの自由度は高くありません。一方、オンプレミス型の場合は、カスタマイズの自由度が高いので、システム会社との打ち合わせが重要です。将来的に企業規模が大きくなったときのことも考え、どのような機能が必要かを具体的に定義し、設計・開発の土台を固めます。
4. 多言語対応を検討する
要件定義の過程では、基幹システムの多言語対応も検討する必要があります。
グローバル展開をする企業が増える中、経営陣や社外取締役などに外国人を採用するケースもが増えており、そうした人材に企業の意思決定にかかわる情報をどう共有するかが重要になっています。基幹システムを設計する際は、情報をどの段階で多言語化するのか、誰がその情報を使うのか、何ヵ国語に対応する必要があるのかといったことも考えておくことが重要です。
5. 設計・開発をする
オンプレミス型の基幹システムの場合は、要件定義を行った後、システム提供会社がシステムの設計・開発を進めます。開発期間は要件によって異なりますが、一般的には数ヵ月程度です。
6. テスト検証をする
開発が完了したら、テスト検証を行います。基幹システムが問題なく作動するかを検証する他、他システムと問題なく連携できるかといったことも確認してください。システム担当者に操作方法を覚えてもらうための研修も、並行して行っていきます。
7. 運用を開始する
基幹システムが問題なく動作するのをテスト検証で確認したら、本格的な運用に移行します。導入後も定期的に現場でのヒアリングを行い、PDCA サイクルを回して継続的な運用改善、運用効率アップに努めることが大切です。
基幹システムの多言語化なら「WOVN.io」がおすすめ
基幹システムは、企業経営の根幹を支えるシステムです。
経済のグローバル化が進む中、基幹システムを導入する際は、システムの多言語化もあわせて検討することをおすすめします。ただし、多言語対応のみにこだわると、基幹システムの選択の幅が狭くなってしまいます。グローバル化に対応するために 基幹システムの多言語化を考えるなら、機能面やコストパフォーマンスを重視して自社に合った基幹システムを選んだ上で、「WOVN.io」を利用して多言語化するのが便利です。
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