読まれる社内報を作るためには？作成手順やコツを解説

社内報は経営層の思い描くビジョンや方針を伝えたり、他の部署や拠点の従業員が何をしているのかを知るきっかけとなったりと、企業のコミュニケーションツールとして、従業員の帰属意識や貢献意欲、連帯感の向上につながる施策として知られています。導入を検討している企業は少なくありません。

しかし、社内報を作成するだけでは思うような効果を得られない場合もあるでしょう。本記事では、意味のある社内報を作成するための手順やコツについて紹介します。

社内報とは

社内報では、企業の理念や目指す姿、各部署・支店の実施している施策や業績、社内イベントや社員の紹介などの内容を伝えるのが一般的です。経営層の考えを従業員に浸透させたり社員間でのコミュニケーションを促したり、従業員のエンゲージメント向上に役立ちます。近年ではリモートワークの普及により、紙面の社内報だけでなく、アプリ、動画、PDF などを含め Web 媒体を活用した社内報を検討する企業が増えています。

社内報の目的とは？

社内報を行う目的は、主に以下の3点です。それぞれについて解説していきます。

企業理念や経営方針を共有する

社内報の目的の1つは、従業員に企業理念や経営方針を共有することです。経営層が何を考えていて、どのようなビジョンを持って事業を進めているかなど、企業の考えを従業員に伝えられる媒体として役立ちます。会議などで会社トップからの説明があったとしても、時間の経過で変化したり従業員の記憶が薄れたり、正しい情報が定着していないかもしれません。社内報を使えば後から情報を振り返ることができ、会社の考えをより浸透させることができるでしょう。

社内報で定期的に経営層からメッセージを出したり、経営方針を公開したりすることで、会社全体が一丸となって業務に取り組むことが期待できます。

社内情報を共有する

社内報は、新しいサービス・商品の紹介や各部署でどのような施策を行っているのかなど、普段業務をしているだけでは受け取ることができない情報を従業員に届ける手段としても役立ちます。とくにリモートワークなどで勤務地が異なっていたりグローバルに展開していて、さまざまな地域に拠点がある場合、他勤務地・他拠点の状況が見えにくくなります。そのような状況で社内報は、好きなタイミングで閲覧でき、定期的に配信される情報共有の手段として有効となるでしょう。

会社の情報や商品の関連知識、他部署のプロジェクトを知ることで、会社の状態をより深く理解でき、帰属意識の向上、自分の業務に対する貢献意欲の向上など、さまざまな側面で効果が期待できます。

コミュニケーションや組織横断企画のきっかけとなる

社内報で社内イベント、社内部活動、社内 MVP などを積極的に紹介することで、社内のコミュニケーションの促進に繋がります。

とくに他部署や異なる拠点の従業員に関して、どのような人が会社に属しているのか、誰がどのような活躍をしたのか、あまり知る機会はありません。そのため、活躍した従業員や新入社員のインタビュー記事を掲載するなど、社内報で社員の動向について発信することで、社内コミュニケーションのきっかけを作ることができます。社内報から新しい社内企画につながることもあり、社員間のよいコミュニケーションを期待できるでしょう。

意味のある社内報を作成するためのステップ

意味のある社内報を作成するためのステップは、いくつかに分けることができます。これから社内報を作成する担当者の方は、ぜひ以下のステップを参考にしてください。

目的・ゴールを明確にする

まずは、社内報を作成する目的や社内報で達成したい効果を明確にします。

社内報を作成するメリットやゴールを明確にしないと、コンテンツ内容や編集の方向性が定まりません。結果として、方針の無い社内報になってしまい、望んでいた効果が得られない可能性があります。デザインやコンテンツの制作に着手する前に、何のために社内報を作成するのか、社内報を作成してどのような効果を求めているのかを明確にしましょう。

ゴールの明確化にあたっては、従業員へのアンケート調査や経営層へのヒアリングなどを通じて従業員から求められている情報や自社の課題を分析すると、社内報が最適な対策か、社内報で実現すべきことはなにかを検討するのに役立ちます。

担当者を選定する

社内報を作成する際には、担当者を選定しましょう。目的・ゴールに合わせて、経営層に近い従業員、現場で働いている従業員など、必要な人を選定し声をかけましょう。加えて、社内報を編集する担当者だけでなく、取材や執筆、デザインなどを行う人材も必要です。外部委託が必要な場合は、委託先も調査・確定します。

社内報は経営層の考えを従業員に届けることだけが目的ではないので、経営層に近い人だけではなく、広報担当者や PR 担当者など、様々な組織と横断的にかかわる立場の部署が適任となる場合が多いです。

媒体を決める

社内報を作成する際には、紙媒体にするか Web 媒体にするか、社内報の目的やメリット・デメリットを考慮して判断する必要があります。

たとえば紙媒体の場合は、印刷して配布する必要があり、修正が即時的にできません。Web 媒体と比較し印刷や配布により多くのコストが発生しますが、手元に置いておきやすい、必要な情報にアクセスしやすいメリットがあります。Web 社内報の場合は、ブログ等のプラットフォームを活用して公開できるため、即時的に公開できタイムリーな情報発信が可能ですが、維持費が発生したり、場合によっては デザイナー、エンジニアなど、Web に関する知識を有するメンバーの協力が必要になる場合があります。紙媒体・Web 媒体のメリットについての詳細は「Web 社内報ならではの魅力とは？紙のスタイルと比較したメリットや作成方法を解説」をご覧ください。

アウトラインを作成する

社内報では、テキストだけでなく画像を利用する場合もあるため、アウトラインを作成することが重要です。表紙・ページ配分など、目的・ゴールに合わせて社内報のイメージを作成しましょう。

どのくらいのコンテンツ量にして、どのようなコンテンツにするか大まかに考え、リソースやコスト、スケジュール、表紙、ページ配分、おおむねの見た目・レイアウトを決めましょう。アウトラインを作成することにより、後の工程で委託先などと認識を合わせる際にも役立ちます。認識の齟齬で無駄な作業が発生するのを防ぐためにも、アウトラインを用意しましょう。

コンテンツ制作を行う

社内報を発行するスケジュールに合わせて、コンテンツを企画し、取材や記事執筆を行います。取材の場合は、取材対象者やその人が所属している部署・上司に協力を依頼し、スケジュールの調整をします。外部委託が必要な場合は、制作会社、印刷会社、デザイン会社など、委託先のスケジュールも確認して期日に間に合うようにコンテンツを制作をしましょう。

デザインを調整する

イアウト、色、画像など、決めることが数多くあるので、優先度や人員に応じて、自社内で完結するか外部にデザインを依頼するか、決めるようにしましょう。シンプルなデザインであれば、雑誌などを参考に自社でデザインを決めるのも一つの手です。Web 社内報でプラットフォームを利用していれば、Web デザイナーやエンジニアの協力が無くても、システム上で簡易的にデザインを調整できるでしょう。

また、社内に時間・人材などソースが足りていない場合やデザイン性を重視する場合は、デザイン会社への外注も検討しましょう。コンセプトやゴール、アウトラインを丁寧に共有することで、発信したい内容にあわせたクオリティの高いデザインにすることが可能です。

意味ある社内報にするにはコンテンツ企画力が重要

社内報の品質は、どのようなコンテンツを企画できるかに大きく左右されます。企画力の無い社内報は、従業員が求める情報を適切な表現で伝えることができず、読まれなくなってしまいます。社内情報や経営方針の情報発信だけでなく、エンタメ性のあるコンテンツや社内情報・会社情報を楽しく伝えるコンテンツを織り交ぜるなど、目的に合わせて内容を検討すると良いでしょう。

社内報を無計画に発行するだけでは一方通行の情報発信になってしまうため、より多くの従業員に読んでもらい、効果のあるコンテンツにしなければなりません。興味深いコンテンツ企画力や文章執筆力のある担当者を社内報の制作にアサインすることで、閲覧されやすい意味のある社内報を目指すことができます。

意味のある社内報を作成するためのコツ

意味のある社内報を作成するためには、いくつかのコツがあります。社内報を作成する際は、以下の4つのコツを参考にしてください。

社内報作成の目標を明確にする

読まれる社内報を作るためには、社内報を作成する目的や社内報で達成したいゴールを明確にすることが重要です。社内報を作成するステップでも紹介しましたが、戦略を入念に検討しなければ読み手に刺さりません。どのような効果を求めているかを明確にし担当者が意識することで、どのような媒体でどのようなコンテンツが最適かを判断できます。結果的に、従業員に伝わる社内報になるでしょう。

会社の業務に役立つ情報を含める

インタビューや社員紹介だけでなく、実務に役立つ情報を記載することも重要です。従業員自身の業務で役立つ情報を記載することで、読んでもらえる可能性が高くなります。また、特定の部署や業務の情報に偏らないよう、注意も必要です。

社内報が有益だと従業員に認知されれば、積極的な告知がなくても社員自ら社内報をチェックしてくれるようになり、効率的に大切な情報を浸透させられるでしょう。

配布の時間を考える

社内報が読まれるためには、配布するタイミングが大切です。メールマガジンやアプリ通知の配信時間を考えるのと同じように、社内報も多くの社員が目を通しやすい時間が向いています。

慌ただしい業務時間や会議が多い時間を避け、通勤時間や休憩時間など、多くの従業員の業務や気持ちが少し落ち着いた時間に公開・告知するとよいでしょう。

ビジュアルも意識する

社内報のデザインや写真を活用して、ビジュアル的に情報を整理することも重要です。活字を読むのが好きでない従業員もいる可能性があるため、テキストのみで社内報を作成すると目を通してもらえなくなるかもしれません。写真や図を使うことで、言葉だけでは伝わらりづらい情報も、正確に、より直感的に伝えられます。

また、読みやすい社内報となるように、レイアウトにも工夫すると良いでしょう。従業員が自発的に「読みたい」と思ってもらえるような状態を作ることが大切です。

反響を調べる

社内報を配布した後は、社内報が読まれているか、反響があるかを調べましょう。従業員の声に耳を傾け、ヒアリングやアンケートなどを定期的に実施し、社内報の現状を知るのが大切です。

反響を把握することで現状の社内報の改善点を見つけやすくなり、目的やゴールを達成するためには何が足りていないのか、課題を棚卸しできます。コンテンツの内容をさらに魅力的にできないか、視覚的にわかりやすくなるようなデザインにできないか、配布・告知方法に改善の余地があるかなど、分析をしてみましょう。

まとめ

社内報は、会社のビジョンや社内の状況や、新たな商品の情報など会社について魅力的に伝えるコミュニケーションツールです。経営層の考えや商品の魅力、従業員について知って会社を好きになってもらうことで、より良い業務に繋げることが期待できます。そのためには、まず従業員に読んでもらえる社内報になるよう、目的・ゴールを明確にした上で、企画・デザインを検討し作成すると良いでしょう。